Ministerium X kan spare flere årsværk. Hvad med jer?

13. april 2011

En analyse af arbejdsgange, søgninger og videndeling i et dansk ministerium giver stof til eftertanke. Selv med konservative estimeringer er resultaterne, at der er meget tid, økonomi og øget brugertilfredshed at hente.

Findability udfordringer

Med hjælp fra ScanJours findability eksperter har Ministerium X fået kortlagt væsentlige informationskilder, deres brugergrupper og udfordringer. De 5 væsentligste findability udfordringer blev vurderet til at være:

1. At der udføres mange søgninger i forskellige baser – produktionsmæssige og historiske
2. At der kan være usikkerhed omkring forvaltningsmæssig status på dokumenterne
3. At fil-drevene er ustrukturerede og individuelle
4. At der spildes meget tid med søgninger efter dokumenter
5. At registreringspraksis er uens

De forretningsmæssige implikationer er en organisation, der er mindre produktiv, end den behøver at være, fordi der bruges for meget tid på dobbeltarbejde og på at lede efter information. Desuden er det svært for nye medarbejdere at blive oplært – med følgende lavere effektivitet i opstartsperioden. Og endelig betyder den uens registreringspraksis udfordringer med at leve op til forvaltningslovens krav.

Findability™ forbedringer

Det positive resultat af analysen er, at der i Ministerium X kan frigives timer svarende til 3-9 årsværk ved implementering af findability værktøjet ScanJour iBox. Besparelsen kommer hovedsageligt fra en øget effektivitet for hver videnmedarbejder på 1½- 3 timer om ugen.

Ved at sætte fokus på at øge myndighedens evne til at overskue, finde og udnytte information i forretningsprocesserne er det muligt at opnå følgende gevinster:

• En forbedret brugeroplevelse – fordi brugerne enkelt kan finde dokumenter og sager på tværs af ESDH, filsystem og Microsoft SharePoint
• Øget produktivitet – minimer tid brugt på at lede og genbrug f.eks. dokumenter
• Højere kvalitet – f.eks. ved oplysning af sagens baggrund og i forbindelse med aktindsigt
• Ensartet sagsbehandling – fordi det er let at orientere sig i lignende afgørelser
• Overblik over informationer på tværs af kilder
• Mulighed for at se nye mønstre f.eks. ved at se på information ud fra forskellige aspekter, som emne, geografi, enheder m.m.

Vil I også have frigjort tid til andre opgaver?

Vi tilbyder en gennemafprøvet ScanJour Solution Design Workshop, hvor vi sætter fokus på jeres organisation og jeres udfordringer.  I skal blot afsætte en valgfri dag i kalenderen og udvælge op til 8 deltagere, som i løbet af en dag med hjælp fra vores seniorkonsulenter, præsentation af findability og behovsanalyse, bliver meget klogere på, hvordan informationen i jeres virksomhed kan struktureres og tilgås for at opnå højere effektivitet og større overblik. Kontakt os, hvis I ønsker at høre mere.